«Кодекс чести» столичного бухгалтера

Неписаный «кодекс чести» обязывает московских бухгалтеров сдавать отчетность в срок, несмотря на многочисленные препятствия. Очень распространена ситуация, когда отсутствуют первичные документы, нужные для составления отчетности. Например, те, которые должны были выдать поставщики, но не сподобились это сделать. Или о хозяйственных операциях, которые «намудрило» руководство, можно только строить смутные догадки, судя по куче разрозненных кассовых чеков и вороху выписок с банковских счетов. Наконец, есть и препятствие в виде генерального директора. Опыт многих бухгалтеров свидетельствует о том, что «генеральный» имеет свойство наглухо пропадать в самый ответственный момент, как раз когда нужно поставить подпись под комплектом годовой отчетности. Возможно, он просто не знает, что карательные санкции за несвоевременную сдачу отчетов очень суровые: вплоть до блокировки расчетных счетов в соответствии со статьей 76 Налогового кодекса. Без подписи директора инспекторы отчеты не примут. А возможно, «генеральный» принадлежит к типу руководителей, которые мало интересуются работой бухгалтера и не вникают в его проблемы. Ситуация очень распространена в фирмах, где счетовод либо приходящий, либо учетного работника держат в штате только для заполнения отчетных форм и сдачи их в налоговую. В таких фирмах «реальной» или «черной» бухгалтерией занимается не собственно бухгалтер, а сотрудник, который пользуется полным доверием руководства.

Однако постоянно досаждать начальству, отвлекая руководителя от куда более значимых для него занятий, чем проставление десятков подписей на отчетных бланках, а также требовать документы от нерадивых поставщиков опасно не только для нервной системы. За такую прыть могут и уволить. Причина – все тот же пресловутый «кодекс чести»: бухгалтера нанимают, чтобы он отчитался перед налоговой. Вопрос, как эта цель будет достигнута без помощи руководителя и сотрудников фирмы, в которой работает счетовод, как правило, мало кого заботит. Кроме этого начальник может сравнить методы работы своего бухгалтера с тем, как действуют счетоводы партнеров по бизнесу. И сделать вывод, что собственный бухгалтер – плохой. Например, потому что задает слишком много вопросов. Или не умеет (боится) подделывать подписи и документы. Если вы устроились на работу в организацию с авторитарным стилем руководства, не спешите писать заявление об увольнении. Ведь таких фирм, к сожалению, сейчас большинство. Гораздо эффективнее выработать собственную стратегию преодоления «бумажных» барьеров, которые мешают подготовить комплект отчетности.

Итак, время сдачи «годового» не за горами. Как обычно, директора нет на месте, а его подпись необходима. Или отсутствует документ, без которого об успешном отчете перед инспекторами придется забыть. О том, что делать бухгалтеру в описанной ситуации, мы расскажем в нашей статье.

«Генеральная» подпись

Бухгалтеры выработали множество способов борьбы за «автограф» генерального директора. Например, опытные счетоводы имеют запасы чистых отчетных бланков с подписью начальника. Все, что нужно сделать – вписать в них учетные данные, и отчет готов. Конечно, этот метод сработает не для всех и не всегда. Ведь в определенный момент бланки могут просто закончиться. К тому же не каждый «генеральный» с радостью подпишет пустой бланк. А особенно будет против этого, если по каким-либо причинам не полностью доверяет бухгалтеру.

Кроме опережающего создания запасов подписанных бланков, существуют и другие способы «не ударить в грязь лицом». Например, это факсимильная печать. Она представляет собой штамп с подписью начальника. Факсимиле можно запросто проштамповать любые декларации и отчеты. Ведь ни Налоговый кодекс, ни закон о бухучете не указывают, каким именно образом должен быть заверен комплект отчетных форм. А пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса разрешает использовать факсимильную подпись в случаях, «предусмотренных законом». Однако в настоящий момент не существует нормативного акта, который бы регулировал использование факсимиле. К тому же известно, что инспекторы на местах достаточно лояльны по отношению к факсимильной подписи. Неизвестны и случаи наложения штрафов за несданную отчетность, подписанную «факсимильно». Добавим, что ни Минфин, ни налоговая служба пока не выпускали писем по этому вопросу. Понятно почему: эта проблема не настолько актуальна. Другими словами, использование факсимиле для заверения отчетности не нашло широкого применения. Не в каждой организации бухгалтеру доверяют настолько, чтобы к и без того весомому грузу ответственности добавить также «владение» подписью «генерального». Поэтому и такой способ решения «бумажных» проблем далеко не универсален.

Среднестатистическому бухгалтеру, у которого нет факсимиле и закончились подписанные бланки, остается только собственноручно расписаться за начальника. При этом не принципиально, чтобы поддельная подпись в точности повторяла директорскую. Она может выглядеть просто как бесформенная закорючка. Как правило, такой вариант проходит без вопросов – в приемном окне инспекции редко смотрят, соответствует ли подпись директора оригинальной. Налоговые работники во время приема отчетности и так загружены сверх меры. Если инспектор спросит, чья это подпись, нужно сказать, что никого иного, как самого директора. Причем делать подобное заявление нужно в том случае, если имеется уверенность, что директор его подтвердит. А почему он расписался не так, как всегда, – знает только сам начальник. Вместе с тем можно со стопроцентной уверенностью утверждать, что графологическую экспертизу налоговики заказывать не станут. Ведь такое «удовольствие» стоит немалых денег.

Но если собственноручно подписанный отчет предполагается сдать лично, нельзя быть полностью уверенным, что его примут. В редком случае налоговый работник может его «завернуть». Есть простой способ избежать проблем – отправить документы по почте. Инспекторы будут обязаны принять отчеты той датой, когда письмо было отправлено. В любом случае каких-либо штрафов не будет. Не возникнет проблем и со вторым экземпляром отчетных форм, оставшимся в организации: начальник подпишет его, когда наконец появится.

Нет накладной? Не проблема!

Кроме вечно отсутствующего начальника, бухгалтеру мешают составить отчет и недобросовестные поставщики. Очень часто такие субъекты предпринимательской деятельности забывают выдать товарную накладную. Как правило, бухгалтер прилагает максимум усилий для получения нужного документа: настаивает, просит или даже угрожает – в зависимости от конкретной ситуации. Но такая стратегия не всегда приносит плоды, ведь законодательство не обязывает поставщика выдать товарную накладную, так же как и не предусматривает ответственности за ее невыдачу. Есть только один официальный документ, в котором упоминается о необходимости существования товарных накладных, – об этом сказано в пункте 44 указаний Минфина по учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина от 28 декабря 2001 г. № 119н). К сожалению, как правило, недобросовестные контрагенты ссылки на этот документ пропускают «мимо ушей» и по-прежнему отказываются выдать «товарную». А без накладной многие бухгалтеры не решаются зачесть НДС и отнести затраты на уменьшение прибыли. Ведь в статье 172 Налогового кодекса сказано, что зачесть НДС можно только после того, как товары приняты к учету. При этом должны присутствовать необходимые первичные документы, к которым относятся и товарные накладные (или чеки). Ведь именно на основе «товарного» документа бухгалтер приходует ценности.

Если накладной нет, возникнут и проблемы с налогом на прибыль у тех организаций и предпринимателей, которые работают «по отгрузке». Для них документ необходим, чтобы подтвердить реальное поступление товаров. А вот если учетная политика «по оплате», затраты можно учесть на основании подтверждающего расчеты документа. Как правило, это платежное поручение с отметкой банка об исполнении или банковские выписки. Поэтому накладная не нужна. Но поскольку большинство фирм работают «по отгрузке», «товарный» документ им все же необходим.

Таким образом, перед бухгалтером стоит задача оприходовать товар, не имея для этого необходимых документов. Как это сделать?

Опытный счетовод скорее всего решит оформить «товарную» своими силами. Для этого подойдет бланк, который есть в бухгалтерской программе или альбоме форм первичной документации. Заполнить документ можно по полученному от продавца счету-фактуре. Нужно будет указать название товара, сумму, на которую он закуплен, адреса и другие необходимые реквизиты. Проблематично будет узнать только один из них – номер накладной. Можно как попытаться выяснить номер по телефону, так и проставить любой «из головы». Далее нужно подписать накладную. Неплохо, если подпись будет похожа на автограф в полученном счете-фактуре. Как и в случае с подписью гендиректора, доказать, что автограф не принадлежит поставщику, проблематично: для этого придется провести экспертизу почерка, что инспекторы делают крайне редко (экспертиза – дело непростое, длительное и стоит немалых денег). К тому же даже если выявится, что подпись ненастоящая, доказать, что ее сделал именно бухгалтер покупателя, будет практически невозможно. Ведь счетовода не должно волновать, кто именно подписал документ – он не обязан проверять подлинность подписей поставщика, да и скорее всего не имеет физической возможности это делать.

А что если инспекторы заметят «фиктивность» номера для накладной? Действительно, налоговая служба может провести встречную проверку. Но несовпадение номеров не является нарушением. Поэтому каких-либо штрафных санкций за него не предусмотрено. Главное – не номер документа, а то, что хозяйственная операция имела место и была правильно оформлена документами: поставщик не сможет отрицать, что отгрузил товар (отгрузка проведена в его учете), к тому же деньги поступили на его расчетный счет.

Обратите внимание: вы не обязаны ставить печать на товарной накладной. Такого требования попросту не существует. Этот документ должен быть составлен по форме, которая утверждена Госкомстатом (№ ТОРГ-12, утверждена постановлением от 25 декабря 1998 года № 132). Как заполнить документ, Госкомстат сообщил в соответствующем комментарии. Но про печать «статистические» работники ничего не сказали. А то, что на бланке стоят «загадочные» литеры «М» и «П», не имеет значения. Ведь эта аббревиатура нигде не расшифрована. А на нет и суда нет.

Когда директор не нужен

Разумеется, вариант с самостоятельным проставлением подписей и изготовлением документов не подойдет той категории бухгалтеров, для которых принципиально важно соблюсти все формальности при оформлении документов. В таком случае существуют другие способы устранения препятствий на пути к безупречной сдачи отчета.

Когда генеральный директор отсутствует, например, в командировке, или уехал в отпуск, его обязанности могут быть поручены заместителю или другому сотруднику. В таком случае руководитель, прежде чем уехать, должен издать приказ о назначении временно исполняющего его обязанности. При подготовке комплекта отчетности к ней нужно будет приложить копию этого документа.

Но даже в том случае, если «генеральный» уехал и не издал такой приказ, не все потеряно. Зачастую в уставе фирмы предусматривается порядок замещения руководителя. Если это ваш случай, для подтверждения полномочий «временного» директора потребуются нотарильно заверенная копия устава, где сказано, кто руководит в отсутствие «генерального», приказ о назначении этого сотрудника на должность, а также документы, подтверждающие отсутствие «настоящего» директора на день подписания отчетов. Ими могут быть, например, приказ о командировке или о предоставлении отпуска.

Кроме этого возможна ситуация, когда начальник уволился, а новый еще не назначен. В этом случае временно исполняющий его обязанности сотрудник может быть назначен собранием учредителей организации. Заверенную копию протокола их заседания и нужно будет приложить к комплекту сдаваемых инспекторам отчетов.

И вот бухгалтер пришел сдавать отчетность, подписанную «новым» начальником, в налоговую. Прежде всего инспектор, который будет вносить данные из отчета в компьютерную базу, увидит несовпадение информации о «генеральном» и сотруднике, подписавшем отчет. Вот тут-то и пригодится документ, подтверждающий полномочия «временного» руководителя.

Обойдемся без поставщика

Если бухгалтер не желает изготавливать накладную, он может оприходовать товар самостоятельно. Для оформления этой процедуры Госкомстат разработал специальный документ, а именно акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4). Акт составляется в количестве двух штук. Первый экземпляр нужно оставить в своей организации, а второй отправить поставщику. Такой порядок описан в пункте 37 Методических указаний по учету материально-производственных запасов. Результат – товар оприходован законно и без участия поставщика. Заметим, что при наличии счета-фактуры будут возможны и зачет НДС, и учет поступлений для «прибыльных» целей. Ведь нигде в Налоговом кодексе не сказано, на основании какого именно документа нужно оприходовать товар. Поэтому не важно, будет ли это акт или накладная. Кроме этого при расчете налога на прибыль расходы фирмы будут подтверждаться платежными документами. Других требований для полноценного принятия товаров к учету законодательство не предусматривает.

Для того чтобы самостоятельно оприходовать ценности, потребуется приказ о создании экспертной комиссии. Сотрудники, вошедшие в нее, должны будут осмотреть поступивший товар и заполнить форму № ТОРГ-4. Заметим, комиссия может состоять из любых удобных бухгалтеру работников.

Из книги

«Годовой отчет-2004» под общей редакцией Владимира Мещерякова – самый успешный бухгалтерский бестселлер. Мы публикуем отрывок из этой уникальной книги. Как доказывают «липовость» «первички» (стр. 314):

«Предположим, у вас намечается арбитражный спор с налоговой инспекцией. А документов, подтверждающих вашу правоту, нет. Многие, не задумываясь, оформляют их задним числом. Причем подписи, печати ставят подлинные. Или другая ситуация. Директор дал установку уменьшить налоги. С этой целью бухгалтер самостоятельно (или вместе с директором) составил документы, подтверждающие, что некая несуществующая фирма оказала им услуги или поставила товар. Подделать печать сейчас проще простого. Мастерских по их изготовлению масса. Легко ли доказать подделку документа?

Сначала остановимся на составлении бумаг задним числом. Оказывается, время написания документа можно установить по записям (например, подписи), сделанным шариковой ручкой. О таком исследовании нам рассказал директор Бюро независимой экспертизы «Версия» Станислав Шаповалов. Сначала остановимся на составлении бумаг задним числом. Оказывается, время написания документа можно установить по записям (например, подписи), сделанным шариковой ручкой.

Пасты старятся примерно за два года. Если документу больше двух лет, обращаться к экспертам уже не имеет смысла: именно такой ответ они и дадут. Точность срока в пределах двух лет зависит от того, сколько времени прошло с момента нанесения подписи на бумагу. Если она сделана, например, неделю назад, то эксперт назовет вам точную дату. Если прошло несколько недель или месяцев, то точность будет считаться соответственно в неделях или месяцах. Ну а если давность записи больше года, то эксперт установит срок с погрешностью в полгода. Тогда в заключении будет написано, что документ был составлен от года до полутора лет (или от полутора до двух лет) назад.

До сих пор речь шла о шариковых ручках. А как быть с перьевыми? Оказывается, тут все зависит от материала письма. «Если вы перо обмакнете в пасту шариковой ручки, то результат будет тот же самый, – объяснил Станислав Евгеньевич, а вот если вы используете краситель на водной основе, например чернила, то давность таких записей эксперт уже не определит. Ученые пока не обнаружили, что в чернилах со временем что-то меняется. За исключением того, что в течение минуты после написания из них высыхает вода». Дальше эксперт свою мысль не продолжил, но и так понятно, что, составляя документ задним числом, лучше писать, например, чернилами «Радуга». Не придирешься, не подкопаешься.

То же самое можно сказать и об оттиске печати. Если вы используете чернила, то давность печати установить нельзя, а вот если специальную мастику, в которой есть загуститель, то можно. Но сроки здесь меньше, чем для пасты шариковой ручки. Легко летучий компонент, содержащийся в мастике, испаряется за полгода. Дальше с мастикой уже ничего не происходит. Значит, более или менее точно установить время, когда была поставлена печать, можно только в пределах первых шести месяцев.

Мнение

На наш вопрос о том, какую ответственность может понести бухгалтер за проставление подписей на чужих документах, Юрий Комаров, налоговый юрист московской консалтинговой компании, ответил так: «Всем прекрасно известно, что большинство бухгалтеров не в восторге от перспективы подделывать документы. Причина – Уголовный кодекс. Ответственность за фальсификацию установлена в статье 327. Максимальный срок заключения по ней – четыре года. Такой срок будет назначен в случае, если подделка была совершена для сокрытия другого преступления. Пункт 1 статьи 327 карает фальсификацию лишением свободы на срок до двух лет. Такое наказание относит этот вид преступлений к разряду небольшой тяжести (пункт 2 статьи 15 УК). Срок давности по ним – два года (статья 78 УК). То есть, если по истечении двух лет факт подделки не был обнаружен, ответственность вам не грозит. Так стоит ли бухгалтеру опасаться за свою свободу? Как правило, ответ на этот вопрос отрицательный. Сложившаяся судебная практика говорит о том, что статья 327 имеет отношение прежде всего к официальным документам. А именно, тем, которые исходят из органов власти. Например, это удостоверения донора, инвалида, сотрудника милиции и другие подобные. Подделка коммерческих документов попадает в поле зрения правоохранительных органов крайне редко. Причем, как правило, преследуется не сам факт фальсификации, а преступление, для совершения которого была совершена подделка. Например, фирма решила уклониться от уплаты налогов или смошенничать. Разумеется, имеет значение и размер сумм, из-за которых и разгорелся весь сыр-бор. Например, одним из обвинений, предъявленных прокуратурой ныне опальному олигарху Михаилу Ходорковскому, была подделка документов по статье 327 УК. Но там речь идет о миллиардах».

Михаил ЗОРСКИЙ

Подпишись на рассылку