Расходы на ГСМ можно учесть полностью

Организация, имеющая в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автомобили, может отнести на себестоимость расходы на топливо для них (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). При этом сложность для бухгалтера состоит в правильном обосновании таких затрат. Механизм включения затрат на ГСМ в расходы зависит и от того, какому должностному лицу в организации доверено управление автомобилем и как оплачивается бензин. А также от продуманности внутренней распорядительной документации фирмы.

А были ли нормы?

Распоряжением от 29 апреля 2003 г. № Р3112194-0366-03 Минтранс утвердил нормы расхода топлива в автомобильном транспорте. Но следует ли их применять в целях налогообложения прибыли? Ведь нигде в налоговом законодательстве нет упоминания о нормировании затрат на содержание и эксплуатацию служебных автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Напротив, при условии документального подтверждения эти расходы могут быть признаны в размере фактически понесенных организацией затрат. Минтранс, согласно ст. 4 Налогового кодекса, не вправе разрабатывать какие-либо нормативы для целей налогообложения.

Следовательно, инспекторы неправомерно требуют, чтобы фирмы применяли указанные нормы для целей налогообложения. Это подтверждает многочисленная арбитражная практика.

Налоговая инспекция провела выездную проверку фирмы. По результатам ревизии чиновники выявили, что все фактические расходы на приобретение ГСМ предприятие отнесло на себестоимость продукции. Инспекция доначислила налог на прибыль и пени. Итог проверки компания оспорила в суде.

Судьи признали решение инспекции незаконным. Все расходы предприятия на ГСМ связаны с производственной деятельностью. Поскольку непроизводственный характер расходов инспекторы не доказали, то и доначисление налога неправомерно (постановление ФАС Уральского округа от 10 июня 2002 г. № Ф09-1180/02-АК).

К аналогичным выводам судьи приходили и при рассмотрении других дел (постановления ФАС Уральского округа от 14 сентября 2000 г. № Ф09-1037/2000-АК, ФАС Центрального округа от 5 октября 2001 г. № А08-3900/00-9, ФАС Северо-Западного округа от 5 марта 2002 г. № А56-23095/01 и другие).

В отличие от позиции федерального ведомства столичная налоговая указала, что расходы на ГСМ можно учесть в размере фактических затрат. Однако превышение норм Минтранса должно быть экономически оправданно (письмо УМНС по г. Москве от 23 сентября 2002 г. № 26-12/44873).

Руководитель фирмы может самостоятельно утвердить нормы расхода топлива приказом по организации. Это поможет компании избежать претензий инспекторов в ходе налоговой проверки, а также контролировать работу водителей. Такие нормы должны соответствовать маркам машин организации и учитывать их техническое состояние. Администрация может откорректировать нормы приказом с учетом простоя в пробках и сезонных колебаний потребления топлива. Обоснованием лимитов расхода горючего может стать результат контрольных поездок, произведенных в самой организации или специалистами автосервиса по ее поручению. А корректирующие коэффициенты могут быть установлены приказом руководителя на основании вышеназванного распоряжения Минтранса.

Для Москвы они могут, в частности, составлять: поправка на работу в зимнее время – 10 процентов, на работу автотранспорта в городе с населением свыше трех миллионов человек – до 25 процентов на перевозку нестандартных крупногабаритных, тяжеловесных, опасных грузов, грузов в стекле. Также могут быть поправки на движение в колоннах и при сопровождении и других случаях со скоростями движения автомобилей до 20–30 км/ч – до 15 процентов, а при 10 км/ч – до 35 процентов. Кроме того, существуют корректирующие коэффициенты при пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, вышедшими из капитального ремонта – до 10 процентов, для автомобилей, находящихся в эксплуатации более 5 лет – до 5 процентов и более 8 лет – до 10 процентов. Также существуют поправки на работу грузовых автомобилей, фургонов, без учета массы перевозимого груза, при работе автомобилей в качестве технологического транспорта, включая работу внутри предприятий, – до 10 процентов, при сильном снегопаде и гололедице – до 35 процентов и другие.

Ваши документы!

В организации должны быть документы, подтверждающие отпуск и использование топлива, заверенные подписями ответственных лиц. Также фирме необходимо иметь бумаги, подтверждающие затраты на его покупку.

Основным оправданием расхода бензина остается путевой лист, в котором ежедневно указывается маршрут, пробег автомобиля и расход топлива (письмо УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459). Формы листов для грузовых и легковых автомобилей и сопроводительных документов к ним утверждены постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78.

Согласно этому документу, путевой лист выписывает водителю диспетчер или иной уполномоченный выпускать его в рейс работник. При этом лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он будет выписан в случае, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Маршрут перевозок или служебного поручения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.

Заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Федеральная служба государственной статистики (Росстат) своим письмом от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/ 257 разъяснила, что в унифицированных формах не должны быть незаполненные реквизиты. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных. А также они отвечают за правильность оформления, за своевременное и надлежащее составление первички (закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденное приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н).

Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Эти документы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

Положения постановления Госкомстата № 78 можно трактовать как обязанность организации оформлять соответствующий документ только работнику, занимающему в фирме такую должность. Предположим, управление автомобилем доверено иному должностному лицу (экспедитору, менеджеру или руководителю). Тогда необходимость в путевом листе для оправдания эксплуатации автомобиля и связанных с ней расходов отпадает. Достаточно доверенности, выданной такому работнику от имени организации и заверенной ее печатью (или нотариусом), и товарно-транспортной накладной. В таком случае работники подтвердят расход топлива, предоставляя отчеты и заполняя маршрутные листы в свободной форме. В этих документах сотрудники могут указать только пункты назначения или цели поездок.

Талоны, карточки, наличные

Работники организации должны приобретать топливо из подотчетных сумм или по выданным им талонам и карточкам. Учитывая операции по покупке бензина за наличные, бухгалтеру необходимо обратить внимание на то, выделен ли в чеке отдельной строкой НДС. Так как при покупке топлива на автозаправочной станции за наличные счет-фактура не выдается, принять НДС к вычету не представляется возможным. Однако если в чеке налог выделен, его нельзя и учесть в составе стоимости топлива или отнести на затраты другим путем. Эти расходы не будут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль.

При приобретении талонов или карточки необходимо разграничить аванс за само топливо и стоимость непосредственно самого талона, карты. Эти носители информации относятся к бланкам строгой отчетности, и бухгалтер учитывает их на одноименном забалансовом счете 006. Такие ценности хранятся в кассе до выдачи материально-ответственным лицам, и за их хранение отвечает кассир.

Компенсации работникам

Если в организации принято использование не служебных, а личных автомобилей работников, нормативная база предусматривает выплату компенсаций таким сотрудникам (ст. 188 ТК, подп. 1 п. 1 ст. 264 НК, постановление правительства от 8 февраля 2002 г. № 92).

Выплата сотрудникам производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Основанием для назначения такой компенсации является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры денежной выплаты.

Сумма компенсации, учитываемая для целей налогообложения прибыли, составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 руб./мес., свыше 2000 куб. см – 1500 руб./мес., а для мотоциклов – 600 руб./мес.

В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля: сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Из книги

Мы публикуем отрывок из бухгалтерского бестселлера номер один – книги Владимира Мещерякова «Годовой отчет-2004». Как появились нормы Минтранса:

«Нормативы расходов на горюче-смазочные материалы были установлены Минтрансом еще в 1997 году. Первоначально планировалось, что эти нормы просуществуют до 1 января 2002 года, но потом срок их действия дважды продлевался. 1 июля 2003 года наступила крайняя дата, однако в третий раз действие норм транспортники продлевать не стали.

В конце июля на сайте Минтранса (www.mintrans.ru) появилось информационное сообщение, из которого пользователи интернета могли узнать о существовании нового документа, принятого 29 апреля 2003 г. Из сообщения следовало, что новые нормы расхода ГСМ транспортники согласовали с МНС и ввели взамен старых. Однако в отличие от документа 1997 года новые нормы в Минюсте не побывали. А способ, которым транспортники вводят нормы в действие (информационное сообщение), не предусмотрен ни Налоговым кодексом РФ, ни другими законами».

Справочно

Перечень форм первичной учетной документации (постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78)

3 «Путевой лист легкового автомобиля»;

3 спец. «Путевой лист специального автомобиля»;

4 «Путевой лист легкового такси»;

4-С «Путевой лист грузового автомобиля»;

4-П «Путевой лист грузового автомобиля»;

6 «Путевой лист автобуса»;

6 спец. «Путевой лист автобуса необщего пользования»;

8 «Журнал учета движения путевых листов»;

1-Т «Товарно-транспортная накладная».

Марина КЛИМОВА

Подпишись на рассылку