Составить бухгалтерскую справку с пользой

Что и как

О том, что бухгалтерская справка – первичный документ, можно догадаться только по косвенным признакам. Напрямую это не прописано ни в одном нормативном документе. Например, в статье 313 Налогового кодекса сказано только, что подтверждением налогового учета являются первичные документы, включая справку бухгалтера.

Конкретно о том, как должна выглядеть бухгалтерская справка, тоже нигде не написано – ни в законе о бухгалтерском учете, ни в Налоговом кодексе. Поэтому каждый бухгалтер может разрабатывать форму бухгалтерской справки по своему вкусу.

Главное – не забывать, что справка – все-таки первичка, а значит, она должна содержать все реквизиты, указанные в статье 9 закона о бухгалтерском учете, посвященной первичным учетным документам. То есть наименование и дату составления документа, название вашей организации, содержание хозяйственной операции – описание того, что вы этой справкой подтверждаете. Кроме того, не забудьте указать единицы измерения хозяйственной операции, а также наименование должностных лиц и подписи этих лиц. В нашем случае это будет одно лицо – главный бухгалтер, то есть вы. Соответственно и подпись тоже должна быть ваша. Даже если справку пишет бухгалтер, ведущий учет какого-либо отдельного участка бухгалтерии, ее обязательно должен подписать главбух.

Обычно справку пишут на простом листе бумаги формата А4 и подкалывают либо к тем документам, которые она поясняет, либо заводят отдельную папку «Бухгалтерские справки» по каждому кварталу отдельно и держат их там.

Для чего

В основном бухгалтерскую справку составляют для того, чтобы исправить ошибки, допущенные в бухгалтерском или налоговом учете, либо для того, чтобы показать систему расчетов тех или иных показателей для данных этих учетов.

По большому счету бухгалтерские справки нужны самому бухгалтеру – от ошибок никто не застрахован, исправлять их тоже нужно, а справки как раз и выступают пояснением к этим исправлениям. В них нужно включать как можно больше информации. Ограничившись одной проводкой, исправляющей ошибку, вы можете впоследствии не вспомнить, по какой причине вы это делали – придется поднимать документы, а это лишний труд. Кстати, этим же, то есть копанием в ваших документах, могут заняться и проверяющие. Если уж вы забудете причину проводки, то им она тем более покажется тайной за семью печатями. И вполне возможно, что за разгадыванием этой тайны они могут случайно наткнуться на еще одну, и еще... Этого можно избежать, дополнив справку чуть более пространной записью.

Если ошибка возникла из-за того, что в бухгалтерию вовремя не представили нужные документы, например счет-фактуру, а директор все равно требует поставить НДС к вычету, – не торопитесь. Прежде чем делать справку, попросите директора изложить свои требования в форме приказа. И уже на основании его делайте бухгалтерскую справку – так вы снимите с себя ответственность.

Писать бухгалтерскую справку стоит не только когда вы выявили ошибку: неправильную проводку или неверную сумму. В принципе справка нужна для пояснения тех ваших действий в бухгалтерском и налоговом учете, на которые отсутствуют другие пояснительные документы. Например, вам на счет пришел аванс за товар. Вы должны тут же выписать себе счет-фактуру. А так как НДС в этой сумме отдельно, естественно, не выделен, то его вам нужно рассчитать. Этот расчет можно сделать в бухгалтерской справке, которую потом нужно приколоть к счету-фактуре. В справке лучше указать номер этого счет-фактуры, товар, за который вам заплатили аванс, а также дату. В принципе это делать необязательно, но если авансы случаются часто, да еще и на одинаковые суммы, лучше все-таки потратить десять минут на справку.

Еще ситуация: от одного поставщика к вам пришел разный товар. Но стоимость доставки в товарно-транспортной накладной у вас указана одной суммой. Для учета вам нужно выделить стоимость доставки по каждому товару отдельно. Для этого вы также составляете бухгалтерскую справку, где высчитываете эту стоимость. Потом она позволит объяснить, откуда вы взяли то или иное число.

Полезный эффект

Минуты, потраченные на составление подробной бухгалтерской справки, смогут окупиться тем, что справка станет хорошим подспорьем при возможных разбирательствах с налоговиками. Адвокат Владимир Фокин считает, что в потенциально спорных вопросах по уплате налогов бухгалтерские справки составлять просто необходимо. В его практике был случай, когда при защите интересов фирмы – по поводу возмещения экспортного НДС – в числе доказательств представители фирмы представили суду бухгалтерские справки, которые содержали расчеты возмещаемого НДС на основании пропорции экспортной выручки к общей выручке предприятия. Дело в том, что инспекторы требуют вести отдельный учет входного НДС по экспортным и по внутренним операциям. А когда фирма этого не делает, отказывают ей в вычете. Расчеты в бухгалтерской справке суд признал раздельным учетом, а требования налоговиков – неправомерными.

Его мнение подтверждает и арбитражная практика. Например, постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 13 июля 2004 г. № А33-17254/03-СЗ-02-2596/04-С1. Бухгалтерскими справками было доказано, что ГСМ, приобретенные компанией, использовались только в операциях, облагаемых НДС, и не участвовали в операциях, освобожденных от этого налога. Суд признал, что вычет по НДС фирма заявила правомерно, и отклонил претензии налоговиков.

Конечно, это не значит, что каждое ваше действие нужно дублировать внутренними документами. Иногда достаточно и тех документов, которые представляют ваши партнеры по бизнесу. Но в сложных и спорных ситуациях все же лучше подстраховать себя.

31 мая 2005 года ЗАО «Ромашка»

Бухгалтерская справка

В марте 2005 года в результате ошибки был принят к вычету НДС по оприходованным, но не оплаченным в апреле этого же года картриджам для принтера (товарная накладная от 10.04.2005 № 25/3, счет-фактура от 10.04.2005 № 245). В результате сумма не доплаченного в бюджет налога за март 2005 года составила 1000 рублей.

Ошибка исправлена в журнале хозяйственных операций 31 мая 2005 года сторнировочной записью:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

1000 руб. – сторнирована сумма НДС, ошибочно принятая к вычету в марте 2005 года.

Главный бухгалтер Иванова /Иванова К.Е./

Татьяна САЖИНА

Подпишись на рассылку