Учебная пора: оформляем отпуск

Закон гарантирует, но ограничивает

Сотрудник, который совмещает работу и учебу, имеет право на определенные льготы и компенсации: дополнительный отпуск, сокращенный рабочий день и оплату проезда к месту учебы. Они определены в главе 26 Трудового кодекса.

Воспользоваться льготами, предусмотренными Трудовым кодексом, работник может только при определенных условиях.

Прежде всего образовательное учреждение, в котором он учится, должно иметь государственную аккредитацию, а учеба самого сотрудника должна быть успешной (работник не должен иметь задолженностей по изучаемым дисциплинам). Кроме того, сотрудник должен получать образование данного уровня впервые. То есть, если сотрудник, например, учится в вузе, льготы и компенсации ему полагаются только в том случае, если высшее образование он получает впервые.

Отпуск, который надо оплатить

Работникам, которые учатся и отвечают всем вышеуказанным критериям, а, кроме того, учатся заочно или по вечерам, полагаются дополнительные оплачиваемые отпуска. Продолжительность и количество таких отпусков зависят от того, какое образование получает сотрудник – высшее, среднее или начальное профессиональное.

Кроме сотрудников, которые учатся в вузах, колледжах, техникумах и училищах, право на учебный отпуск имеют работники, которые учатся в вечерней школе. Например, чтобы сдать выпускные экзамены после девятого класса, они могут взять девять календарных дней, после 11 класса – 22 календарных дня.

Предоставить учебный отпуск фирма обязана только после того, как работник предъявит справку-вызов, выданную учебным заведением. Форма этой справки утверждена приказом Минобразования от 13 мая 2003 г. № 2057.

Учебный отпуск оплачивают исходя из средней заработной платы сотрудника. Для этого надо сложить его зарплату за три последних месяца, которые предшествуют месяцу, когда работник ушел в отпуск. Полученную сумму разделите на три, а затем на среднемесячное число календарных дней – 29,6 (ст. 139 ТК). Полученный результат надо умножить на количество дней отпуска.

Пример

Работник ООО «Пассив» Иванов учится в вузе на I курсе вечернего отделения. С 21 ноября 2005 года на период сессии ему предоставлен учебный отпуск с сохранением заработной платы сроком на 40 календарных дней.

Месячный оклад Иванова составляет 10 000 руб.

Расчетный период для определения суммы отпускных – август, сентябрь, октябрь.

За этот период Иванов получил:

10 000 руб. + 10 000 руб. + 10 000 руб. = 30 000 руб.

Средний дневной заработок Иванова за расчетный период составит:

30 000 руб. : 3 : 29,6 = 337,8 руб.

За учебный отпуск Иванов получит отпускные в сумме:

337,8 руб. x 40 календ. дн. = 13 512 руб.

При расчете налога на прибыль затраты на учебный отпуск включают в расходы по оплате труда (п. 13 ст. 255 НК). На сумму отпускных надо начислить ЕСН, страховые взносы в Пенсионный фонд и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Не придется платить ЕСН и пенсионные взносы только в том случае, если затраты на учебный отпуск не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Это произойдет, например, если сотрудник обучается в учебном заведении, которое не имеет государственной аккредитации, а ваша фирма все же решила предоставить и оплатить ему дополнительный отпуск.

Независимо от того, учтены отпускные при расчете налога на прибыль или нет, из их суммы надо удерживать налог на доходы физических лиц.

Неоплачиваемый отпуск

Помимо оплачиваемого учебного отпуска работник имеет право дополнительно взять отпуск за свой счет, например, для вступительных экзаменов. Право на дополнительный неоплачиваемый отпуск есть и у учащихся дневных отделений вузов, техникумов и колледжей. Те сотрудники, которые обучаются в училищах и получают начальное профессиональное образование, имеют право на оплачиваемый отпуск независимо от формы обучения – очной, заочной или вечерней (ст. 175 ТК).

Кстати, точно определить, должны вы оплачивать отпуск своего сотрудника или нет, поможет справка-вызов из учебного заведения, утвержденная приказом Минобразования от 13 мая 2003 г. № 2057. Дело в том, что форм этой справки две: одну учебное заведение выдает, если сотруднику полагается оплачиваемый учебный отпуск, вторую – если неоплачиваемый.

Отпуск по вашему желанию

Работникам, которые получают второе высшее или профессиональное образование, учебный отпуск вы предоставлять не обязаны: трудовым законодательством он не предусмотрен. Правда, фирма может пойти работнику навстречу и предоставить ему дополнительный учебный отпуск по собственной инициативе. В этом случае отпуск оплачивать также не нужно.

Если вы все же хотите оплатить учебный отпуск своего сотрудника, который получает второе высшее образование, учесть эту сумму при расчете налога на прибыль вы не сможете (п. 24 ст. 270 НК).

Правда, вам не придется начислять ЕСН и взносы на пенсионное страхование (п. 3 ст. 236 НК и ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ). При этом удерживать НДФЛ вы обязаны.

Сократите день...

Сотрудник, который совмещает учебу с работой, при желании может потребовать от руководства фирмы сократить ему рабочую неделю в течение десяти учебных месяцев перед началом выполнения дипломной работы или сдачи государственных экзаменов. При этом руководство обязано сократить ее не менее чем на семь часов.

Работник имеет право использовать все сокращенное время в один день, получая при этом сокращенную рабочую неделю или распределить его в течение недели и работать сокращенный рабочий день (ст. 173, 174 ТК). Как правило, сокращенный рабочий день используют на фирмах, где нет сменного режима. При сменном режиме работы, как правило, устанавливают сокращенную рабочую неделю.

Сотрудники, которые учатся в вечерней школе, в течение всего учебного года могут работать на один день в неделю меньше. По желанию эти часы работники могут распределить на всю неделю (ст. 176 ТК).

За время, освобожденное от работы, сотруднику выплачивают 50 процентов средней заработной платы. Для ее расчета сложите заработок работника за последние 12 месяцев, а затем разделите его на фактически отработанное за этот период время (ст. 139 ТК).

При расчете налога на прибыль эта сумма включается в расходы на оплату труда. На нее надо начислить ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Кроме того, с этой суммы надо удержать налог на доходы физических лиц.

Бывает, что работник учится в образовательном учреждении, которое не имеет госаккредитации, а ваша фирма по собственной инициативе доплачивает ему за сокращенный рабочий день. В этом случае сумму доплаты нельзя учесть при расчете налога на прибыль, а значит, с нее не придется платить ЕСН и взносы на пенсионное страхование.

Если сотрудники, которые совмещают работу и учебу, несовершеннолетние, их рабочее время регламентировано статьей 92 Трудового кодекса. Сотрудник, которому еще нет 16 лет, не может работать больше 12 часов в неделю, сотрудник в возрасте от 16 до 18 лет может работать до 18 часов в неделю. Есть ограничения и для работы в течение дня. Для сотрудников от 14 до 16 лет – это 2,5 часа, для сотрудников от 16 до 18 лет – 3,5 часа.

...и оплатите проезд

Сотрудники, которые учатся на заочном отделении в высшем или среднем учебном заведении (колледже, техникуме), раз в год имеют право на оплату проезда к месту учебы и обратно (ст. 173 и 174 ТК). При этом работнику – студенту вуза вы должны оплатить стоимость проезда в полной сумме. Студенту среднего учебного заведения – половину стоимости билета.

Расходы на проезд сотрудников к месту учебы можно учесть при расчете налога на прибыль как расходы на оплату труда. При этом начислять ЕСН, пенсионные взносы и налог на доходы физических лиц на эти суммы не надо, так как они являются компенсацией затрат работника. Правда, если ваш сотрудник учится в учебном учреждении, у которого нет госаккредитации, налог на доходы физических лиц начислить придется.

осторожно

Если вы откажете своему работнику в этих гарантиях, то тем самым нарушите трудовое законодательство. В статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях за это предусмотрена ответственность: штраф на руководителя фирмы в размере от 500 до 5000 рублей.

Если руководитель совершит нарушение повторно, это может стоить ему занимаемой должности на срок от одного года до трех лет.

Ю. Кёлер

Подпишись на рассылку