Оплата мобильных разговоров

Часто фирмы покупают своим работникам мобильные телефоны для использования их в служебных целях. Если у сотрудника есть свой аппарат, то можно пользоваться им. В таком случае организация выплачивает компенсацию и возмещает расходы работника по оплате услуг связи. Облагаются ли эти выплаты ЕСН и НДФЛ?

Претензии инспекторов

Компенсационные выплаты не являются доходом работника, следовательно, они не облагаются налогом на доходы физических лиц и ЕСН (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Об этом говорится в письме Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72. В нем также сказано, что компенсация за использование телефона сотрудника не облагается в пределах норм амортизационных отчислений, а стоимость телефонных переговоров нужно экономически обосновать. При этом в организации может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи.

Если налоговые инспекторы настаивают, что компенсацию нужно облагать ЕСН и НДФЛ, знайте: арбитры их не поддерживают. В качестве примера можно привести постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 18 января 2005 г. по делу № А49-6290/04-540А/2.

Быть всегда на связи

В каком документе должна быть указана производственная необходимость использования мобильного телефона и размер компенсации? Сотрудники финансового ведомства высказали несколько мнений.

Так, в письме от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275 говорится, что запись о служебном использовании мобильника нужно сделать в должностной инструкции работника. Второй вариант – это должно быть отражено в письменном соглашении между фирмой и сотрудником (письмо от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72). Третий вариант – соответствующую запись нужно сделать в трудовом договоре (письмо от 31 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/194).

С учетом того, что трудовой договор сам по себе является соглашением и заключается в письменной форме (ст. 56, 67 ТК РФ), можно было бы все указать в нем. Однако здесь могут возникнуть сложности. Если налоговые инспекторы включат такую компенсацию в расчет базы по ЕСН, свою правоту скорее всего придется отстаивать в суде.

Чтобы избежать проблем, необходимость использования телефона и сумму компенсации лучше всего закрепить в отдельном соглашении, а также в должностной инструкции работника.

Уменьшаем прибыль

Оплата услуг связи, возмещаемая сотруднику, входит в состав прочих расходов при исчислении налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого организации следует документально подтвердить производственный характер таких затрат. Налоговое ведомство заявляет, что фирме понадобится договор с оператором мобильной связи, детализированные счета, приказ об утверждении перечня сотрудников с указанием причин использования личного мобильного телефона в служебных целях и номера телефонов абонентов (письмо УФНС по г. Москве от 9 февраля 2005 г. № 20-12/8153).

Мнение Минфина по перечню документов такое же (письмо № 03-03-01-04/1/275), за исключением одного нюанса: приказом руководителя утверждается перечень не самих работников, а их должностей, что выглядит более разумно.

Хотя законодательством не определен список бумаг, подтверждающих телефонные переговоры, суды склоняются к тому, что именно плательщик обязан доказать их производственный характер. Например, к такому выводу пришли арбитры Западно-Сибирского (постановление ФАС от 4 мая 2005 г. по делу № Ф04-2733/2005(10928-А27-40)) и Восточно-Сибирского округов (постановление ФАС от 27 мая 2005 г. по делу № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1). Поэтому детализацию переговоров нужно иметь обязательно.

Разговоры по нормативу

Многие организации устанавливают лимит телефонных разговоров. Его утверждают приказом директора. В таком случае затраты на оплату переговоров включают в расходы только в рамках утвержденных норм, а превышение лимита работник оплачивает сам.

Пример

ООО «Лора» оплатило расходы на телефонные переговоры по служебным сотовым телефонам в сумме 9440 руб. (в том числе НДС – 1440 руб.). Лимит расходов на мобильные разговоры равен 7080 руб. (в том числе НДС – 1080 руб.) Следовательно, стоимость личных переговоров работников составит 2360 руб. (9440 – 7080). Эту сумму удерживают из зарплаты сотрудников.

В учете бухгалтер ООО «Лора» сделал следующие записи:

Дебет 60 Кредит 51

– 9440 руб. – оплачены переговоры по мобильным телефонам;

Дебет 26 Кредит 60

– 6000 руб. (7080 – 1080) – включена в расходы стоимость услуг связи согласно установленному лимиту;

Дебет 19 Кредит 60

– 1080 руб. – учтен НДС со стоимости услуг связи согласно установленному лимиту;

Дебет 73 Кредит 60

– 2360 руб. – отражена задолженность сотрудников за личные переговоры со служебных сотовых телефонов;

Дебет 68 субсчет «расчеты по НДС» Кредит 19

– 1080 руб. – принят к вычету НДС по услугам связи;

Дебет 70 Кредит 73

– 2360 руб. – удержана из заработной платы работников стоимость личных переговоров.

Встречаются ситуации, когда организация оплачивает услуги мобильной связи в полном объеме, а позже получает от работников возмещение за превышение норматива. Если фирма отнесла на расходы всю стоимость переговоров, то деньги, полученные от сотрудников, будут считаться доходом (письмо Минфина России от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/ 275). В итоге прибыль уменьшит только нормированная величина расходов на мобильные разговоры.

Д. Аборин, ведущий эксперт компании ПРАВОВЕСТ

Подпишись на рассылку