Прячьте важные документы от коллег

Спрятать бумаги в стол недостаточно

К сожалению, достаточно часто встречается ситуация, когда обиженные сотрудники идут жаловаться на главбуха и начальника в налоговую, трудовую и другие инспекции. Поэтому необходимо уяснить раз и навсегда — ограничить доступ к документам надо не только контролерам, но и собственным работникам. Именно с этого призыва начал семинар специалист в области связи и информации полковник юстиции Вячеслав Панкратьев.

Итак, с чего начать? Прежде всего необходимо издать приказ за подписью генерального директора, в котором будут определены данные, составляющие коммерческую тайну. Причем это должна быть информация не только в бумажном виде, но и в электронном. Естественно, с приказом необходимо ознакомить всех работников под расписку.

Бумажная волокита

Бумажное делопроизводство необходимо организовать в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят постановлением Госстандарта от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Для простоты учета всю бумажную документацию компании следует разбить на несколько составных частей, посоветовал лектор. Во-первых, это делопроизводство по стандартным, но специфическим задачам. Сюда надо отнести бухгалтерию, учредительные документы, судебно-процессуальные, договоры и др.

Во-вторых — делопроизводство, связанное с текущей деятельностью компании.

Его нужно разделить на внешнее и внутреннее. Во внешнее делопроизводство входит доставка входящей и отправление исходящей корреспонденции. Для того чтобы отнести документацию к внутреннему делопроизводству, необходимо ответить на следующие вопросы:

• как хранить документы у сотрудников и в секретариате;
• как исполнитель должен их создавать;
• как руководство организации должно издавать нормативные документы;
• как регистрировать бумаги в секретариате;
• каковы правила движения документов внутри компании;
• как снимать копии;
• как контролировать их исполнение;
• как создать архив документов, провести экспертизу ценности;
• как уничтожить документы.

Компьютер — дело тонкое

К электронному делопроизводству всегда относились несерьезно. Бухгалтеры считают, что наиболее важные документы достаточно иметь лишь в бумажном виде (договоры, уставы, приказы и т. д.). Однако очень многие документы, например бухгалтерский учет, хранятся только в электронном виде. А значит, их защите и охране стоит уделять ничуть не меньше внимания. Причем одного пароля на доступ к документу бывает недостаточно, чтобы уберечь «электронику» от недоброжелателей.

На семинаре лектор рассказал, как организовать электронное конфиденциальное делопроизводство. Для начала бухгалтеру следует определить работу с электронными документами различных форматов. Например, текстовых или графических. После этого все бумаги нужно разделить по степени конфиденциальности. К одним доступ можно разрешить всем сотрудникам (открытое делопроизводство). К другим — только ограниченному кругу (конфиденциальное).

В правилах работы с электронными документами счетный специалист должен определить, как можно отправлять и получать бумаги по корпоративной компьютерной сети, электронной почте, а также работать с взаимосвязанными документами. Нелишним будет и указать, как контролировать движение документов, а также порядок копирования, редактирования и возврата электронных документов.

Защита — прежде всего

Вот какую историю рассказала одна из участниц семинара — бухгалтер Лариса Верушкина: «На прошлой работе мы выплачивали сотрудникам “черную” зарплату. Рабо-тодатель никак не хотел переходить на официальный заработок. Схема была следующая: гендиректор открывал фирму, работал с ней два года, а потом бросал ее и регистрировал новую. Все фирмы относились к малым предприятиям, поэтому до первой плановой проверки можно было спокойно работать несколько лет.

В офисе трудилось пять человек. Мы все сидели в одной комнате. Не хватало мебели, шкафов для документов. Элементарной безопасности и конфиденциальности не было. Поэтому однажды при увольнении один из работников “прихватил” из офиса несколько кадровых бумаг. Причем в том хаосе, который был в офисе, мы пропажу даже не заметили. А когда к нам с проверкой нагрянула трудовая инспекция, мы узнали, что бывший сотрудник написал туда заявление, подкрепив его документами. Естественно, пришлось отвечать по полной. И не только перед инспекцией по труду, но и перед налоговой».

Как отметил лектор, ошибка компании заключалось в том, что на предприятии отсутствовала система безопасности конфиденциальных сведений. Ее необходимо проводить в рамках кадровой работы с персоналом. Сюда можно, во-первых, отнести требование к администрации о более тщательных проверках кандидатов перед приемом на работу. Ведь сейчас можно встретить сотрудников, которые специализируются на краже и продаже информации.

Во-вторых, с каждым работником следует заключить помимо трудового договора, в котором есть пункт о соблюдении конфиденциальности, еще и соглашение о сохранении коммерческой тайны.

В-третьих, некоторых сотрудников необходимо выборочно контролировать. Например, просматривать, какие документы и когда они берут.

В-четвертых, администрации нельзя допускать случайных сотрудников к конфиденциальной информации.

Кроме того, главный бухгалтер и генеральный директор должны проводить среди сотрудников инструктаж, в котором напоминать о режиме коммерческой тайны при общении с лицами, не работающими в организации.

И самое важное требование, о котором бухгалтеры часто забывают, — надо установить строгий контрольно-пропускной режим для входа посторонних в помещение бухгалтерии. И конечно, администрации следует особо контролировать сотрудников, которым доступ к тайной информации разрешен.

помните

Наиболее уязвимым местом в сохранении конфиденциальной информации играет человеческий фактор. Поэтому сотрудников следует проверять особенно тщательно.

кстати

Режим коммерческой тайны обезопасит фирму не только от сотрудников, но и от проверяющих. Если на финансовых и бухгалтерских документах стоит пометка об их конфиденциальности, то при первом посещении контролеров счетный специалист имеет право не представлять документы на проверку. Их он может показать только с разрешения руководства компании.

Светлана Ларина

Подпишись на рассылку