Командируем работника на один день

Один день не в счет?

Трудовой кодекс определяет командировку как поездку работника по распоряжению руководителя фирмы для выполнения того или иного задания вне места его постоянной работы (ст. 166 ТК). Никаких ограничений по срокам командировки Трудовой кодекс не содержит. Поэтому в такой ситуации нужно руководствоваться инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

В этом документе установлен лишь максимальный срок командировки (40 дней). Минимального срока там нет, зато оговорено, что командировка может не превышать одного дня (п. 2).

Однодневная командировка оформляется в обычном порядке. Работник отправляется в командировку на основании приказа руководителя фирмы, который составляют по форме № Т-9 (если в командировку направлен один работник) или Т-9а (если в командировку направлены несколько работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1. Кроме того, работнику выдается командировочное удостоверение по форме № Т-10. Впрочем, если срок командировки один день, то удостоверение можно не выписывать (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). О том, что сотрудник фирмы был направлен в командировку, делается отметка в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Форма этого журнала утверждена вышеупомянутой инструкцией.

В приказе руководитель должен указать срок командировки сотрудника. При этом должны учитываться дальность расстояния, характер работ, выполняемых сотрудником, время, которое необходимо для его отдыха.

По общему правилу если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в том числе при однодневной командировке), то суточные ему не выплачиваются.

В том случае, когда суточные все же выдаются работнику, то их сумма включается в его совокупный доход, но не уменьшает прибыль. ЕСН и взносами по обязательному пенсионному страхованию выданные деньги не облагаются (ст. 326 НК).

При однодневной командировке фирма может оплатить сотруднику:

• – расходы по проезду на вокзал в местах отправления, назначения и пересадок;
• – разовые проездные билеты на городской транспорт;
• – расходы на провоз багажа (например, той или иной аппаратуры, которая может понадобиться работнику).

По окончании рабочего дня сотрудник может остаться по месту командировки. Тогда могут быть оплачены и расходы по найму жилья. Правда, в этой ситуации командировка однодневной считаться не будет, а суточные выдадут на общих основаниях (письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. № 04-02-05/6).

В такой ситуации суточные уменьшают облагаемую прибыль, не включаются в доход работника, не облагаются ЕСН и взносами по обязательному пенсионному страхованию. Это правило действует при условии, что суточные не превышают норм, установленных постановлением правительства от 8 февраля 2002 г. № 93. Если деньги были выданы в большем размере, то сумма превышения налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшает. Однако она все так же не облагается ЕСН и НДФЛ. При выплате суточных командировочное удостоверение необходимо выдавать обязательно.

Если сотруднику выданы деньги для оплаты тех или иных затрат, то не позднее трех дней после возвращения из командировки он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55). К отчету прилагаются все документы, которые подтверждают его расходы (например, проездные билеты, документы на провоз багажа, документы, подтверждающие наем жилого помещения и т. д.).

Расходы работника отражают в бухгалтерском и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем фирмы.

Если поездку решили отменить…

В том случае, когда командировка была запланирована заранее, но накануне отъезда ее отменили, поскольку в ней пропала необходимость. Тем не менее, средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы. Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены. А вот что делать с другими расходами? Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

Все эти затраты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят к внереализационным расходам (ПБУ 10/99). Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными. В данном случае сложно связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли.

Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно обосновать как расходы на штраф за нарушение договора перевозки. Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Как правило, такие расходы незначительны и редки. Поэтому, если вы хотите избежать споров с инспекторами, налогооблагаемую прибыль на них лучше не уменьшать.

Пример

В декабре 2005 года ООО «Арсхитро» запланировало командировку своего сотрудника В.П. Мартынова в Чехию. Цель командировки – заключение договора с потенциальным покупателем. Заранее была получена виза и приобретены авиабилеты.

Стоимость авиабилетов составила 7500 руб. Оплата осуществлялась через расчетный счет. В подотчет на командировочные расходы Семенову было выдано из кассы предприятия 8000 руб.

Бухгалтер ООО «Арсхитро» сделал проводки:

Дебет 76 Кредит 51

– 7500 руб. – оплачена стоимость билетов;

Дебет 50-3 Кредит 76

– 7500 руб. – получены авиабилеты;

Дебет 71 Кредит 50

– 8000 руб. – выданы деньги сотруднику.

В день отлета был получен факс от потенциального клиента, в котором говорилось, что он отказывается от сделки. Командировка была отменена. Мартынов вернул деньги в кассу фирмы. Бухгалтер фирмы сделал следующую запись:

Дебет 50 Кредит 71

– 8000 руб. – возвращена неизрасходованная подотчетная сумма.

Авиабилеты были сданы. Агентство вернуло их стоимость в сумме 7000 руб. и удержало неустойку – 500 руб.

В учете были сделаны проводки:

Дебет 76 Кредит 50-3

– 7500 руб. – возвращены билеты;

Дебет 51 Кредит 76

– 7000 руб. – получена стоимость билетов;

Дебет 91-2 Кредит 76

– 500 руб. – сумма неустойки за возврат билета отнесена на внереализационные расходы.

В налоговом учете удержанная неустойка (500 руб.) не принимается для целей налогообложения прибыли.

Н.Н. Глущенко, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Подпишись на рассылку