Новый год - за счет представительских расходов

Близится Новый год, который многие фирмы по традиции отмечают шумной вечеринкой для сотрудников и партнеров. Веселье, как правило, выливается в немалые суммы. Естественное желание руководителя и главбуха — уменьшить на эти затраты свою налогооблагаемую прибыль. Налоговый кодекс этому только содействует. На основании пункта 2 статьи 264 в состав представительских можно списать львиную долю "непроизводственных" расходов, в том числе расходы на проведение новогоднего банкета.

Однако инспекторы на проверках уделяют данной статье расходов особое внимание. Они то и дело предъявляют к списанию таких затрат дополнительные требования. Нередко возникают у проверяющих претензии и к документам, которыми оформлены представительские. В то же время большинства возможных споров с ревизорами можно избежать, оформив представительские так, чтобы нареканий у контролеров они не вызывали.

Разрешите представиться

Какие же расходы можно считать представительскими? В статье 264 Налогового кодекса приведен исчерпывающий перечень: проведение официального приема, расходы на транспортировку участников встречи, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг внештатных переводчиков. В налоговом учете данные затраты включаются в состав прочих расходов. В бухучете такие затраты списываются как расходы по обычным видам деятельности (п.5, 7 ПБУ 10/99).

Следует помнить, что в бухгалтерском и налоговом учете фактическая величина представительских будет различна. В первом случае они учитываются в сумме фактически произведенных затрат. Во втором — не более 4 % от расходов на оплату труда за отчетный период (п. 2 ст. 264 НК). Возникающая разница должна быть отражена в соответствии с ПБУ 18/02. В данном случае придется начислить постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02). Если в следующем отчетном периоде все представительские расходы окажутся в пределах нормы, постоянное налоговое обязательство нужно будет сторнировать.

Обратите внимание: фирмы на "упрощенке" учесть в расходах затраты на прием своих деловых партнеров не могут. Дело в том, что такая статья как представительские расходы, пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса не предусмотрена. На этом основании ревизоры принимать их при расчете единого налога запрещают (письмо Минфина России от 31 июля 2003 г. № 04-02-05/3/61).

Без норм — никуда

Как уже было сказано, при налогообложении прибыли не учитываются представительские расходы в части, превышающей установленный лимит (п. 42 ст. 270 НК). И коль доходы и расходы при расчете налога учитываются нарастающим итогом в течение года, пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в норматив, нужно по итогам каждого отчетного периода.

Однако указанный норматив влияет не только на расчет налога на прибыль. Его нужно соблюдать и при зачете "входного" НДС. Так, фирма вправе принять к вычету только ту часть налога, которая относится к расходам, признанным в налоговом учете (п. 7 ст. 171 НК). При этом списать на налоговые расходы часть НДС, не принятого к вычету, нельзя. Запрещает пункт 1 статьи 170 Налогового кодекса. Но если к концу года представительские расходы уложатся в норматив, списанный ранее НДС можно будет зачесть. При этом корректировок в прошлых налоговых периодах делать не нужно. Налог следует принять к вычету в том периоде, в котором представительские расходы оказались в пределах нормы. Ведь именно тогда у предприятия появилось право на вычет.

Представительские — не представительские

Итак, как мы уже сказали, в Налоговом кодексе перечень затрат, которые могут быть включены в состав прочих расходов, носит исчерпывающий характер. Кроме того, здесь четко прописан следующий запрет: нельзя отнести к представительским суммы, истраченные на развлечение, отдых и лечение гостей фирмы. Вместе с тем существует целый перечень не упомянутых законодателями затрат, которые контролеры ни при каких условиях не позволяют принять в налоговом учете. Расскажем о них подробнее.

Прежде всего это относится к затратам на проживание гостей в гостиницах и арендованных квартирах. Инспекторы указывают, что под официальным приемом понимаются лишь завтраки, обеды или иные аналогичные мероприятия. Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия. Некоторым коммерсантам удается оспорить данное мнение. Примером может послужить, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 мая 2004 г. № А56-21571/03. Арбитры согласились с тем, что фирма, по договоренности с партнером взявшая на себя расходы по проживанию его делегации, вправе списать истраченные деньги на представительские расходы. Но положительный исход подобного дела скорее исключение, нежели правило. Еще один спорный момент касается дополнительных расходов на прием гостей. Так, по мнению налоговых работников, в составе представительских нельзя учитывать подарки для партнеров, аренду помещения, в котором проводится банкет. Кроме того, не считают инспекторы экономически обоснованными и затраты на оформление помещения, где проводится прием (письмо УМНС по г. Москве от 22 января 2004 г. № 26-08/4777). При желании с данной позицией инспекторов можно поспорить.

У тех, кто на конфликт с проверяющими идти не хочет, тоже есть выход. Избежать разногласий с инспекцией можно, поручив организацию приема специализированной фирме или провести встречу в хорошем ресторане, где договариваться о дополнительном оформлении и не потребуется. Ведь приличное заведение и так украсит ваш столик. А ограничений по месту проведения переговоров Налоговый кодекс не содержит: это может быть как отдельный кабинет в офисе, так и шикарный ресторан в центре города.

Если же на ресторан вы тратиться не желаете, а офисное помещение хотите украсить, тогда можно провести дополнительные затраты (сувениры, цветы) как рекламную акцию. Только не забудьте, что и на рекламные расходы есть свой норматив. Напомним, он составляет всего 1 процент от выручки.

Алкоголь на прибыль не влияет

Долгое время "камнем преткновения" между предприятиями и контролерами были расходы на алкогольные напитки. Не секрет, что редкая встреча деловых партнеров обходится без бокала хорошего коньяка. Но налоговые работники долгое время настаивали, что учесть в налоговых расходах стоимость спиртного нельзя (например, письмо Управления МНС России по Московской области от 10 марта 2004 г. № 04-27/03000). По их мнению, если "алкогольные" расходы не предусмотрены исчерпывающим перечнем расходов на представительские цели, их нельзя учитывать в составе представительских расходов.

Однако жесткая позиция ревизоров шла вразрез с мнением судей. Арбитражной практикой не раз подтверждалось, что затраты на алкогольные напитки и табак — полноправная составляющая представительских расходов (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 31 мая 2004 г. № А56-34683/03).

Очевидно, стойкая позиция арбитров сыграла свою роль, и прошлым летом по этому поводу высказалось финансовое ведомство. Авторы письма от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49 категорично заявили, что "расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы". Единственная оговорка, которую сделало ведомство, — такие расходы не должны превышать размеров, "предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок)". Не совсем понятно, какие именно размеры имели в виду финансисты. Ведь такого понятия, как "обычай делового оборота", налоговое законодательство не содержит. Однако это не исключает возможности отнесения к представительским расходам затрат на алкоголь.

Приняли гостей — посчитайте их доход

Обычно, принимая своих деловых партнеров, фирма не только устраивает им обеды в ресторанах, но и организует транспортные перевозки. То есть фактически они получают доход в натуральной форме (ст. 211 НК). А с него надо удерживать НДФЛ. Так вот, некоторые контролеры требуют включать стоимость аналогичных услуг в доход принимаемых гостей. Правда, официальных разъяснений по данному вопросу пока нет. Зато подобная мысль нередко встречается в ответах на частные вопросы. Например, руководитель Департамента налогообложения доходов и имущества физических лиц ФНС Валентина Михайловна Акимова высказала такую точку зрения. Согласно статье 211 Налогового кодекса НДФЛ облагаются услуги и товары, оплаченные предприятием за представителей других фирм, как то: проживание в гостинице, сувениры и т.д. На стоимость же представительских расходов, поименованных в пункте 2 статьи 264 кодекса, если они подтверждены первичными документами и произведены в пределах сметы на проведение официального приема, налог не начисляется. Соглашаться с такой позицией или нет — решать вам. Однако если вы ей последуете, о сумме налога со стоимости услуг, которые к представительским не относятся (например, предоставление жилья), и о невозможности его удержать надо сообщить в свою налоговую инспекцию (п. 5 ст. 226 НК).

Экономически обоснуем…

Известная истина: расходы должны быть обоснованны. Не являются исключением и представительские. Инспекторы требуют для их обоснования представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т. п. А если таких документов нет, представительские расходы ревизоры считают необоснованными и доначисляют на их сумму налог на прибыль, пени и штраф.

Правомерны ли такие действия? Нет, и вот почему. В Налоговом кодексе сказано, что при расчете налога учитываются затраты фирмы на прием деловых партнеров "в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества". О том, что учесть можно лишь те представительские, которые привели к заключению контракта, здесь нет. Напрашивается закономерный вывод: для налогового учета результат переговоров не важен. Заметьте, подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Уральского округа от 17 июня 2004 г. № Ф09-2441/04-АК).

… и задокументируем

Теперь разберемся с оформлением документов. Они должны подтверждать, что фирма действительно проводила встречу. На практике для этого достаточно:

• программы проведения встречи с указанием приглашенных партнеров, участников со стороны фирмы, вопросов, подлежащих рассмотрению на встрече и предварительной суммы представительских расходов;
• исполнительной сметы встречи с указанием фактически израсходованных средств;
• акта на списание продуктов питания (если встреча проходила в ресторане, этот документ не нужен)
.

Если же из всех необходимых документов у организации имеются только смета на проведение встречи, утвержденная руководителем, акт о ее проведении с указанием наименования организации-партнера и количества участников встречи, а также счет предприятия общественного питания, то подобные представительские расходы нельзя считать документально подтвержденными. Следовательно, признать такие затраты обоснованными в целях налогообложения прибыли организация не вправе.

Справедливости ради следует отметить, что документы, необходимые для списания представительских, достаточно просты и не требуют участия партнеров в их составлении. Единственное требование, предъявляемое к ним законом, — наличие всех обязательных для "первички" реквизитов (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Надо сказать, многие используют это в своих целях. Так, если потраченная на приемы делегаций сумма оказывается меньше, чем допустимый лимит, бухгалтеры маскируют под представительские какие-либо другие расходы. Для этого они составляют отчет о якобы проведенной встрече с одним из постоянных партнеров. Проверить, была ли эта встреча на самом деле, практически невозможно. Зато за ее счет можно списать, например, расходы на новогодний банкет или просто на покупку чая и кофе для всего офиса.

С. И. Ярошенко, налоговый юрист

Подпишись на рассылку