Как предоставить отпуск работнику

Сначала вспомним, из чего складывается общая процедура «проводов» работника в отпуск.

1. Составление графика отпусков на следующий календарный год (ст. 123 ТК РФ);
2. Ознакомление работников под подпись с графиком от¬пусков (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
3. Извещение работника под подпись о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ);
4. Издание приказа о предоставле¬нии отпуска работнику в период, установленный графиком отпусков (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Со дня начала отпуска, установленного в приказе, в табеле учета рабочего времени следует проставлять нужные коды:

• «ОТ» или «09» — если работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске;
• «ОД» или «10» - если работник находится в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске.

Обращаем ваше внимание, что Трудовой кодекс не дает работнику права не ходить в положенный ему отпуск. Использовать ежегодный оплачиваемый отпуск - не только право, но и обязанность работника.

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Отпуск - это предоставляемое работнику ежегодное время отдыха, оплачиваемое организацией, в которой трудится работник (ст. 107 ТК РФ). То есть это период времени, в течение которого работник освобождается от исполнения трудовых обязанностей.

Право на отпуск имеет только работник, заключивший трудовой договор. Отпуск не предоставляется работнику, который работает у работодателя по гражданско-правовому договору (подряда или оказания услуг).

Ежегодный отпуск обязан предоставлять любой работодатель: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, физическое лицо. При этом не имеет значения, полное или неполное рабочее время занят работник, работает он на территории работодателя или на дому, какую должность занимает, на какой срок заключен трудовой договор (на неопределенный срок или срочный), в какой форме получает заработную плату.

На время отпуска за работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Работника, находящегося в отпуске, уволить по инициативе работодателя нельзя (кроме случаев ликвидации организации).

Если человек трудится у одного работодателя по двум штатным должностям (по основному месту работы и по совместительству), то ежегодный отпуск ему предоставляется по обеим должностям в один и тот же период (ст. 286 ТК РФ).

Общая продолжительность ежегодного очередного оплачиваемого отпуска – 28 календарных дней.

Удлиненные основные отпуска

Некоторым категориям работников предоставляются удлиненные основные отпуска. Их минимальная продолжительность:

• работникам моложе 18 лет – 31 календарный день
• педагогическим работникам – от 42 (работникам детских садов) до 56 календарных дней (преподавателям училищ, техникумов, вузов и общеобразовательных школ);
• кандидатам и докторам наук – 36 и 48 рабочих дней соответственно, если они работают в научных бюджетных учреждения и финансируются за счет средств федерального бюджета;
• работникам профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований – 30 – 40 суток;
• работникам, занятым на работах с химическим оружием – 56 и 49 календарных дней;
• инвалидам – 30 календарных дней.

Смотрите в Бераторе → Предоставляя удлиненный отпуск инвалиду, нужно учитывать некоторые важные «документальные» особенности

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

К категориям работников, которые имеют право на ежегодный дополнительный отпуск, относятся работники (ст. 116 ТК РФ):

• занятые на работах с вредными или опасными условиями труда - для работников, условия труда на рабочем месте которых по результатам спецоценки отнесены к опасным или вредным условиям второй, третьей и четвертой степеней. Продолжительность дополнительного отпуска не должна быть меньше 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ)
• имеющие особый характер работы, например, с ненормированным рабочим днем
• трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях
• предоставление дополнительных отпусков которым предусмотрено федеральными законами (например, «чернобыльцы»).

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для сотрудников. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяют коллективные договоры или локальные нормативные акты.

Определяя общую продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска, дополнительные отпуска суммируют с основным оплачиваемым отпуском.

Замена отпуска деньгами

Статья 126 Трудового кодекса устанавливает, что часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Если фирма заменяет компенсацией часть отпуска, превышающую 28 календарных дней по каждому ежегодному отпуску (в том числе по отпускам прошлых лет), то ее сумму можно учесть в расходах на оплату труда. А получить ее могут только те сотрудники, которые имеют право:

• на дополнительный отпуск (помимо основного отпуска – 28 календарных дней)
• на удлиненный отпуск, превышающий 28 календарных дней.

• Замена отпуска денежной компенсацией не допускается:
  • беременным женщинам
  • работникам моложе 18 лет
  • работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными или опасными условиями труда.

Предоставление отпуска

Оплачиваемый отпуск работникам, в том числе дистанционным, предоставляют ежегодно. Причем речь идет не о календарном годе, а о рабочем годе (12 месяцев со дня поступления человека на работу в вашу компанию), то есть индивидуально для каждого работника.

Это может стать причиной того, что в течение календарного года работнику может быть предоставлено два очередных отпуска, поскольку для определения права на отпуск рассматривается не календарный, а рабочий год, – в индивидуальном порядке для каждого работника.

Рабочий год составляет 12 полных месяцев, исчисляемых со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю. Рабочий год может начинаться с любого дня календарного года. Отпуск за второй и последующий годы работы в компании может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков (ст. 122 ТК РФ).

Очередной ежегодный отпуск должен предоставляться до истечения текущего рабочего года.

Право на отпуск в первый год работы

Право на отпуск за первый год работы сотрудник получает, проработав непрерывно в данной фирме шесть месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Не предусмотрено законодательством и предоставление пропорционально отработанному времени дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день (письмо Роструда от 24 мая 2012 г. № ПГ/3841-6-1).

Исключение составляет только дополнительный отпуск за вредные и (или) опасные условия труда. Он предоставляется пропорционально отработанному времени, причем не только через шесть месяцев в первый год работы, но и во все последующие годы работы. В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Смотрите в Бераторе → Отнесение рабочего места к «вредному» или «опасному» происходит по итогам его спецоценки. Условия труда по степени вредности и (или) опасности подразделяются на четыре класса - оптимальные, допустимые, вредные и опасные условия труда (ст. 14 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ). Вредные условия труда, в свою очередь, подразделяются на четыре подкласса

Обобщим сказанное в таблице:

Совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляют одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Если на работе по совместительству сотрудник еще не отработал шесть месяцев (а по месту основной работы – уже отработал), то в «совмещаемой» фирме он вправе получить отпуск авансом.

Отпуск за второй и последующие годы работы можно предоставлять в любое время года в соответствии с графиком отпусков. Не предоставлять отпуск работнику в течение двух лет подряд запрещается (ст. 124 ТК РФ).

График отпусков составляют не позднее чем за две недели до начала календарного года. Он имеет унифицированную форму № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В документе указывают фамилии сотрудников, имеющих право на отпуск, их должности, структурные подразделения, в которых они работают, количество дней и запланированный период отпусков. Пример заполнения формы № Т-7 вы можете посмотреть в Бераторе https://zp.berator.ru/enc/siv/50/10/30/

Срок основного ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. При расчете продолжительности отпуска праздничные дни не учитывают.

Стаж, дающий право на ежегодный отпуск

Итак, отработав на фирме первые шесть месяцев, работник имеет право на 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска. В последующие годы работы на фирме сотрудник может брать отпуск в любое время в соответствии с графиком отпусков и продолжительности рабочего года. Эти же правила распространяются на работников, которым установлено сокращенное рабочее время или смена (ст. 93 ТК РФ).

Чтобы понять, имеет право сотрудник на отпуск или нет, нужно посчитать его стаж работы.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включают:

• время фактической работы
• время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные и выходные дни
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе
• период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность не превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

В отпускной стаж входит и период вынужденного простоя (письмо Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1). Этот период также является периодом, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось его место (должность).

В стаж работы, дающий право на отпуcк работнику у данного работодателя, не включают:

• время отсутствия работника на работе без уважительной причины
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста
• календарные дни отпуска за свой счет, предоставленного в течение рабочего года, начиная с 15-го дня. При этом рабочий год сотрудника продлевается на количество дней такого отпуска, превышающее 14 (письмо Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1).

Деление отпуска на части

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудников может быть разделен на части. Разумеется, делать это можно только по соглашению сторон (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Хотя бы одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней. В большинстве компаний отпуск делят пополам - по 14 дней каждая. Однако можно делить и по-другому: одна часть обязательно 14 дней, а оставшиеся дни можно брать и более мелкими частями.

Бывает, что оставшуюся часть отпуска работодатели стремятся предоставить только по выходным дням (по субботам и воскресеньям). Некоторые работники против этого не возражают, поскольку выходные дни, приходящиеся на отпуск, оплачиваются. В этом случае нужно иметь в виду, что в 28 дней основного отпуска входят 20 рабочих дней и 8 вы-ходных дней (то есть 4 полные недели). Поэтому оставшиеся у работника дни отпуска должны включать как рабочие дни, так и выходные.

Как достигается соглашение о делении отпуска на части? Чаще всего от работников собирают пожелания к графику отпусков, а затем утвержденный график (с отпусками, разделенными на части) доводят до работников под подпись. Тем не менее, двустороннее соглашение о разделении отпуска на части должно быть достигнуто до утверждения графика отпусков. Чтобы все сделать правильно, работник должен обратиться к работодателю в форме письменного заявления. Положительная резолюция руководителя на заявлении работника позволит внести в график отпусков не полный отпуск, а его части.

Продление отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях, когда:

• работник во время отпуска заболел
• работник во время отпуска исполнял государственные обязанности (если для этого законом предусмотрено освобождение от работы)
• в других случаях, предусмотренных законом или локальным нормативным актом фирмы.

Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем также переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска менее чем за две недели.

Если отпуск работника в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия сотрудника отпуск можно перенести на следующий рабочий год. При этом его нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, в котором он положен.

Отпуск за свой счет

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам сотрудник может уйти в отпуск без сохранения заработной платы (так называемый отпуск за свой счет). Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и администрацией фирмы (ст. 128 ТК РФ).

Давать или не давать сотруднику отпуск за свой счет, решает работодатель. Однако некоторым категориям сотрудников отпуска без сохранения заработной платы положены по закону. Поэтому предоставить им такой отпуск администрация обязана. В частности, право на неоплачиваемый отпуск имеют:

• участники Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году
• работающие пенсионеры по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году
• родители и жены (мужья) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, Федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших из-за ранения, контузии или увечья, полученных при прохождении военной службы, – до 14 календарных дней в году
• работающие инвалиды – до 60 календарных дней в году
• работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней
• прочие сотрудники в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами (от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах», от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой славы» и др.) либо коллективным договором. В коллективном договоре компания может сама установить ежегодные дополнительные неоплачиваемые отпуска для работников, имеющих несовершеннолетних детей или детей-инвалидов, для одиноких родителей и др.

Предоставлять отпуск без сохранения заработной платы принудительно (то есть без согласия работников) запрещено.

Отпуск за свой счет можно присоединить к очередному ежегодному отпуску. Работник, который получил отпуск без сохранения заработной платы, может в любое время прервать его и выйти на работу. Но только неотгулянные дни в этом случае ни к какому отпуску в дальнейшем не присоединяются.

Отпуск по принуждению

Бывает, что по разным причинам (самая частая – отсутствие работы) работодатель отправляет своих работников в отпуск без сохранения заработной платы. Чаще всего это происходит против воли работников, а зачастую и под угрозой увольнения.

Если работник напишет заявление в трудовую инспекцию, и если инспектор выявит нарушение, работодателя накажут по статье 5.27.1 КоАП РФ:

• должностных лиц – штрафом в размере от 2000 до 5000 руб. (за повтор правонарушения – штраф от 30 000 до 40 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет)
• предпринимателя – штрафом в размере от 2000 до 5000 руб. (за повтор правонарушения – штраф от 30 000 до 40 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток)
• юридическое лицо – штрафом от 50 000 до 80 000 руб. (за повтор правонарушения – штраф от 100 000 до 200 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

Однако в этом случае административным штрафом дело может не ограничиться. Отпуск за свой счет из-за отсутствия работы – это нарушение работодателем статьи 22 Трудового кодекса – необеспечение человека работой, обусловленной трудовым договором. И если работник обратится в суд, судьи могут расценить время его нахождения в таком вынужденном отпуске как простой по вине работодателя, который, как известно, подлежит оплате в размере не менее ⅔ средней заработной платы. С работодателя взыщут и неполученный заработок, и компенсацию морального вреда, и оплату услуг представителя.