Как рассчитать отпуск правильно

Сначала вспомним, из чего складывается общая процедура «проводов» работника в отпуск.

1. Составление графика отпусков на следующий календарный год (ст. 123 ТК РФ);
2. Ознакомление работников под подпись с графиком от¬пусков (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
3. Извещение работника под подпись о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ);
4. Издание приказа о предоставле¬нии отпуска работнику в период, установленный графиком отпусков (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Со дня начала отпуска, установленного в приказе, в табеле учета рабочего времени следует проставлять нужные коды:

• «ОТ» или «09» — если работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске;
• «ОД» или «10» - если работник находится в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске.

Обращаем ваше внимание, что Трудовой кодекс не дает работнику права не ходить в положенный ему отпуск. Использовать ежегодный оплачиваемый отпуск - не только право, но и обязанность работника.

О чем еще важно помнить:

1. Рабочий год — это период, за который работнику полагается полный отпуск. Если сотрудник брал отпуска за свой счет, превышающие 14 календарных дней, или находился в отпуске по уходу за ребенком, рабочий год продлевается и может оказаться больше 12 месяцев. Отпуск по беременности и родам (декретный, предоставляемый на основании больничного листа), в рабочий год включается.

2. Отпускные следует выплачивать не позднее, чем за три календарных (а не рабочих) дня до начала отпуска (письмо Роструда от 30 июля 2014 № 1693-6-1). Из выплачиваемой суммы удерживается НДФЛ.

3. Сумму отпускных облагают налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами и взносами на травматизм в обычном порядке. Страховые взносы нужно начислять в том отчетном периоде, в котором работник получил отпускные, даже если отпуск начинается уже в следующем периоде (письмо Минтруда России от 17 июня 2015 года № 17-4/В-298, письмо Минтруда России от 12 августа 2015 года № 17-4/ООГ-1158).

Бывает, что заявление о предоставлении отпуска в связи с семейными обстоятельствами работник подает поздно, нередко даже буквально за день до его начала. В такой ситуации оформление отпуска, расчет и выплата отпускных в установленный срок – задача невыполнимая. Но норма закона об уплате отпускных не позднее, чем за три дня до начала отпуска, является императивной и исключений не имеет (письмо Минтруда России от 26 августа 2015 г. № 14-2/В-644). Поэтому, несмотря на согласие работника получить отпускные деньги позже, работодатель, который принял во внимание обстоятельства и пошел навстречу работнику, может оказаться нарушителем трудового законодательства и быть наказанным деньгами, причем дважды.

Кроме предусмотренной трудовым законодательством материальной ответственности работодателя в соответствии со статьей 236 Трудового кодекса, может наступить и административная - в соответствии с пунктом 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей это штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.

Оплата отпуска

Сумму отпускных рассчитывают исходя из среднего заработка работника. Общий порядок исчисления среднего заработка при оплате отпуска установлен в статье 139 Трудового кодекса, а его особенности утвердило Правительство РФ своим постановлением от 24 декабря 2007 года № 922 (далее – Положение).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 (или другое принятое в организации количество месяцев расчетного периода) и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). При расчете учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат.

Чтобы рассчитать средний дневной заработок, необходимо определить:

• расчетный период;
• сумму выплат, которую получил работник в расчетном периоде.

Как определить расчетный период

Расчетный период для оплаты отпуска – это 12 календарных месяцев (с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно), предшествующих месяцу ухода работника в отпуск. В коллективном договоре (или локальном нормативном акте) могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ). Например, продолжительность расчетного периода может быть три календарных месяца.

Если работник не отработал в расчетном периоде ни одного дня (или не имел фактического заработка), то расчетный период равен 12 месяцам (или другому расчетному периоду, установленному в организации), предшествующим тому периоду, в котором он не работал. Это предусмотрено пунктом 6 Положения.

Если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце предоставления отпуска (п. 7 Положения).

Если же работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и в месяце предоставления отпуска, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки или оклада (п. 8 Положения).

Если сотрудник работает в организации меньше того количества месяцев, которое соответствует установленному в организации расчетному периоду, и идет в отпуск, расчетным периодом в этой ситуации будет промежуток времени, в течение которого работник числится в организации. Месяц, когда сотрудник уходит в отпуск, в расчет не входит.

Как определить сумму выплат за расчетный период

После того как вы определили расчетный период, вам необходимо определить сумму выплат за этот период работнику, уходящему в отпуск. В соответствии со статьей 139 Трудового кодекса для расчета средней заработной платы учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат. При этом конкретного перечня этих выплат Трудовой кодекс не устанавливает.

Конкретный перечень этих выплат установлен в пункте 2 Положения. Так, при расчете среднего заработка следует учитывать:

• заработную плату, начисленную работникам по тарифным ставкам, должностным окладам, по сдельным расценкам, в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг);
• заработную плату, выданную в неденежной форме;
• вознаграждение, начисленное депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, которые действуют на постоянной основе;
• комиссионное вознаграждение;
• гонорар состоящих в списочном составе организации работников искусства, редакций газет, журналов, иных средств массовой информации;
• надбавки и доплаты (за классность, квалификационный разряд, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
• заработную плату преподавателей учреждений начального и среднего профессионального образования, установленную за часы работы сверх годовой или уменьшенной нагрузки, независимо от времени начисления;
• окончательно рассчитанную зарплату прошлого года, независимо от времени начисления;
• выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (обусловленные районным регулированием, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);
• вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных учреждений;
• премии и вознаграждения (предусмотренные системой оплаты труда);
• другие выплаты, применяемые у работодателя.

Обратите внимание: какие-либо денежные средства, выданные работникам не в качестве вознаграждения за труд (дивиденды по акциям, проценты по вкладам, страховые выплаты, материальная помощь, кредиты и др.), при исчислении среднего заработка не учитывают.

К сумме выплат, учитываемых при оплате отпуска, прибавляют доплаты за работу в праздничные или выходные дни, доплаты за сверхурочную работу, доплаты за работу в ночное время, доплаты за выполнение работ по другой должности или работы временно отсутствующего работника. Также учитывают районные коэффициенты.

Как правильно учитывать премии

За выполнение трудовых обязанностей определенной сложности (квалификации) за единицу времени работнику устанавливают фиксированный размер оплаты труда – тарифную ставку (оклад). Вместе с тем работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок коллективным договором или локальными нормативными актами организации (ст. 135 ТК РФ).

Принимаемая на предприятии премиальная система может предполагать выплату премий определенному кругу лиц на основании заранее установленных показателей и условий премирования. Круг лиц, подлежащих поощрению, показатели, условия премирования, размеры премий и сроки премирования могут быть установлены Положением о премировании, которое, как правило, представляет собой составную часть коллективного договора.

Это Положение, как правило, содержит:

• общие положения, в которых определен круг премируемых лиц за основные результаты хозяйственной деятельности по различным группам персонала (рабочие, руководители, специалисты, служащие и т. д.) с указанием конкретных задач, на которые нацелено премирование
• источники, условия, размеры, периоды и сроки премирования для отдельных групп персонала или категорий работающих
• порядок начисления, утверждения и выплаты премий.

Для расчета средней заработной платы учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ). Это дает возможность при исчислении средней заработной платы учесть все начисленные в расчетном периоде премии, предусмотренные Положением о премировании.

Если вы хотите включить эти премии в расчет, предусмотрите их в системе премирования (в Положении о премировании или коллективном договоре). Но будьте осторожны: это при определенных обстоятельствах может привести к неравенству в положении отдельных работников.

Как определить средний дневной заработок и сумму отпускных

Средний дневной заработок работника для оплаты отпускных определяют по формуле:

Сумму отпускных рассчитывают так:

Как определить сумму отпускных при неполном режиме рабочего времени

По соглашению между работником и работодателем может устанавливаться (как при приеме на работу, так и впоследствии) неполный рабочий день или неполная рабочая неделя. При работе на условиях неполного рабочего времени сотруднику платят пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного объема работ.

Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет за собой каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

Как определить сумму отпускных, если расчетный период отработан не полностью

При расчете отпускных нередко обнаруживают, что в расчетном периоде работник по каким-либо причинам в отдельные дни не работал – болел, находился в ежегодном или учебном отпуске, брал отпуск без сохранения заработной платы или не работал по другим причинам.

Напомним, что в такой ситуации при расчете отпускных из расчетного периода необходимо исключить время, а также выплаченные суммы, когда:

• работнику выплачивали средний заработок в соответствии с законодательством за исключением перерывов на кормление ребенка
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам
• работнику предоставляли дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника (например, из-за приостановки деятельности организации или цеха)
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не имел возможности выполнять свою работу
• работник не работал в других случаях с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством.

Тогда работник, который в силу сложившихся обстоятельств по уважительным причинам, предусмотренным законодательством, часть расчетного периода не работал, не будет ущемлен в размере сохраняемой средней заработной платы на период отпуска (по сравнению с тем работником, который расчетный период отработал полностью).

Таким образом, если оказывается, что работник в расчетном периоде отработал один, два месяца или даже несколько рабочих дней, то все расчеты ведут исходя из начисленной заработной платы за эти периоды.

Количество календарных дней в тех месяцах, которые отработаны не полностью, нужно определить по формуле:

Как определить сумму отпускных при повышении заработной платы

При повышении в организации тарифных ставок (должностных окладов) и ежемесячных выплат к ним работнику могут повысить зарплату:

• в пределах расчетного периода
• после расчетного периода, но до дня ухода работника в отпуск
• во время нахождения работника в отпуске.

В этих случаях сумма отпускных должна быть скорректирована. Такое правило установлено пунктом Положения.

Для этого надо определить коэффициент повышения заработной платы по формуле:

Если повышение заработной платы произошло в пределах расчетного периода, то зарплату, которую начисляли работнику до повышения, нужно умножить на коэффициент повышения.

Если повышение заработной платы произошло после расчетного периода, но до дня ухода работника в отпуск, то скорректировать надо средний заработок работника за расчетный период.

Если повышение заработной платы произошло в период нахождения работника в отпуске, то скорректировать надо ту часть среднего заработка, которая приходится на период с момента увеличения заработной платы и до окончания отпуска. Поясним сказанное на примере.

Расчет отпускных при суммированном учете рабочего времени

Отметим, что в непрерывно действующих организациях (например, организациях транспорта) может быть установлен суммированный учет рабочего времени. Он позволяет учитывать общее количество часов, отработанных работником в учетный период (месяц, квартал, полугодие, год). При этом в пределах учетного периода недоработка в одни дни компенсируется переработкой в другие.

При суммированном учете рабочего времени отпускные и выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск надо рассчитывать в общем порядке, определенном статьей 139 Трудового кодекса.

Смотрите в Бераторе → В других случаях при суммированном учете рабочего времени средний заработок определяют иным образом